Firmenübergreifendes Controlling und Reporting mit der Beratungsförderung

In meinem letzten Beitrag zum Thema Förderung haben Sie bereits erfahren, was sich mit dem Gründercoaching Deutschland umsetzen lässt. In diesem Beitrag stellen ich Ihnen vor, wie sich das Förderprogramm mit dem etwas sperrigen Namen Förderung unternehmerischen Know-hows für kleine und mittlere Unternehmen sowie Freie Berufe durch Unternehmensberatung (oder kurz: Beratungsförderung) verwirklichen lässt.

Die Beratungsförderung richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen sowie Selbstständige, die seit mindestens einem Jahr auf dem Markt bestehen und sich nicht in wirtschaftlichen Schwierigkeiten befinden. Bestimmte Unternehmen sind leider von der Beratungsförderung ausgeschlossen, dazu gehören beispielsweise Unternehmens-, Wirtschafts- und Steuerberater, Rechtsanwälte und gemeinnützige Unternehmen und Vereine bzw. Stiftungen. Die komplette Übersicht finden Sie hier. Übrigens kann die Beratungsförderung mehrmals pro Unternehmen beantragt und bewilligt werden. Die Projekte, die dabei bezuschusst werden, müssen dabei jedoch voneinander abgrenzbar sein.

Das Unternehmen, bei dem die Beratungsförderung durchgeführt wurde, ist dem Dienstleistungsgewerbe zuzuordnen und hat zum Zeitpunkt der Beratung 140 Mitarbeiter. Besonders interessant an diesem Projekt ist, dass die Förderung für zwei unterschiedliche Projekte bewilligt wurde. Im Rahmen der ersten Förderung stand  die Reorganisation im Bereich Finanzen, Rechnungswesen und Controlling im Mittelpunkt. Die zweite Beratungsförderung hatte das Ziel, ein unternehmensübergreifendes Reporting aufzubauen. Wie diese beiden Maßnahmen konkret umgesetzt wurden, darauf möchte ich nun weiter eingehen.

Reorganisation des Controllings

Die Reorganisation des Unternehmens im finanziellen Bereich war zum einen aufgrund personeller Engpässe notwendig. Zum anderen war eine Neuorganisation des Controllings unumgänglich. Allgemeines Ziel dieser Maßnahme war die Entwicklung von Richtlinien im Umgang mit Daten aus dem Bereich Finanzen, Rechungswesen und Controlling.

Die Entwicklung eines Kostenstellenplans stand dabei an erster Stelle. Die Kostenstellen wurden logisch aufgebaut, damit aussagekräftige Zahlen für die Unternehmenssteuerung vorgelegt werden können. Daneben  wurde mit Hilfe von Excel eine Projektplanung erstellt, durch die auch ein laufendes Projektcontrolling möglich ist. Dadurch kann beispielsweise überprüft werden, inwieweit die Planzahlen eingehalten werden, um gegebenenfalls rechtzeitig (Gegen-) Maßnahmen treffen zu können. Hand in Hand mit der Projektplanung ging die Einrichtung der Liquiditätsplanung, mit der vor allem saisonale Schwankungen frühzeitig aufgezeigt werden können.

Mit Hilfe des vorhandenen Warenwirtschaftssystems wurden zudem die tatsächlichen Deckungsbeiträge pro Produkt und pro Produktgruppe bestimmt, was bisher nicht möglich war. Darauf aufbauend legte man die zukünftige Produkt- und Preispolitik im Unternehmen fest. Bestimmte Produkte mit hohem Deckungsbeitrag werden beispielsweise besser positioniert und vermarktet, während für andere neue Einkaufspreise verhandelt werden sollten.

Auch die Bestandsbuchhaltung wurde weiter optimiert und standardisiert. Mit der Festlegung auf ein neues Buchungsverfahren können sämtliche Bestandsveränderungen pro Projekt erfasst werden. Es wurde weiter angeregt, die Bestandsbuchhaltung stärker als bisher mit dem Warenwirtschaftssystem zu verknüpfen.

Zuletzt wurden Mitarbeiter aus den Bereichen Logistik und Produktion geschult und ein allgemeingültiger  Prozess der Auftragsabwicklung eingeführt. Alle Ist-Daten, also Zeiten, Mengen und Material, werden nun auf die einzelnen Aufträge gebucht, was eine systemgestützte Auswertung der Zahlen möglich macht. Dadurch wurde wiederum eine weitere Grundlage für das Produktions- und Auftragscontrolling geschaffen und eine Plan-Ist-Abweichungsauswertung installiert.

Aufbau des firmenübergreifenden Controllings und Reportings

Nachdem die Reorganisation im Bereich Controlling abgeschlossen war, wurde kurze Zeit später mit der zweiten Maßnahme begonnen. Im Mittelpunkt standen dabei die Optimierung des Controllings sowie die Einführung des unternehmensübergreifenden Reportings. Ziel war, die Führungsebene mit tagesaktuellen Soll-Ist Auswertungen zu versorgen und dadurch die Unternehmenssteuerung auf einer soliden Grundlage aufzubauen. Abweichungen vom Ist-Zustand  können beispielsweise direkt aufgezeigt werden.

Die Daten, die zum Aufbau des Reportings notwendig waren, lagen im Unternehmen bereits vor. Größtes Problem bisher war jedoch, dass die Daten nur manuell ausgewertet werden konnten, wodurch Fehler nahezu unumgänglich sind. Zudem war es nicht möglich, die Daten einfach und schnell zur Verfügung zu stellen,  daher wurden diese häufig bei Entscheidungen nicht beachtet.

Die Richtlinien, die im Rahmen der ersten Beratungsförderung erstellt wurden, sind weiter ausgebaut worden. Es wurde festgelegt, wie Daten allgemein behandelt werden, wie sie gepflegt werden und in welchem System sie erfasst werden sollen. Dieses sogenannte Data-Warehousing funktioniert natürlich nicht ohne die passende Software. Diese war glücklicherweise bereits im Unternehmen, vor allem in der Finanzplanung und Reporting, vorhanden und musste in ihren Funktionen lediglich erweitert werden. Ein Mitarbeiter aus dem Bereich Controlling wurde dabei durch eine individuelle Schulung im Bereich SQL auf seinen zukünftigen Umgang mit der Software vorbereitet.

Aufbauend auf den Richtlinien und der Einführung des Data-Warehouse konnte das Reporting, bestehend aus verschiedenen Berichten, aufgebaut werden. Als wichtigster Aspekt in diesem Unternehmen stellten sich dabei die Projektkosten heraus. In den Berichten können nun beispielsweise laufend die Ist-Daten sowie die geplanten Kosten nach Projekt festgehalten werden. Veränderungen und Abweichungen sind zudem direkt für den Verantwortlichen sichtbar. Daneben wurden Berichte über die Kunden- und Lieferantendaten sowie über Produktdaten neu eingeführt.

Mit Hilfe der Beratungsförderung konnte das Unternehmen soweit gebracht werden, dass die Daten nicht mehr nur gesammelt und aufbereitet, sondern vor allem zeitnah analysiert werden können. Abweichungen vom eigentlichen Plan können vom gesamten Führungsteam sofort erkannt werden und es ist eine direkte Reaktion möglich.

Viele weitere Möglichkeiten

Neben den beiden vorgestellten Projekten lassen sich weitere Maßnahmen, wie beispielsweise eine Stärken-Schwächen Analyse, die Entwicklung eines Vertriebskonzepts oder eine Strategieplanung, im Rahmen der Beratungsförderung umsetzen. Wie Sie selbst an die Beratungsförderung gelangen, erfahren Sie hier.

 

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Veröffentlich am 28.04.2014